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売掛金が未入金。さて、そんな時は？

相手方が何度言っても支払ってくれないときは、督促状を内容証明郵便で送ろう。内容証明郵便とは、郵政省(郵便局)が、その文書に書かれている内容を証明してくれるもので、特に内容証明郵便を出すことで特別な法的効力が発生するわけではない。

しかし、単なる請求書を送りつけているのと、改まって内容証明郵便で支払いを請求するのでは受け取る側の気持ちも若干異なるし、書いた書かないと言う問題を生じない。また、配達証明をつけることで、相手方がこの書面を間違いなく受け取ったことが解る。受け取り拒否の時は、受け取り拒否という事実がはっきりする。裁判の提起にはどうしてもとっておきたい事前準備だ。

内容証明郵便の書き方は？

• 用紙

文具店などで販売している内容証明用紙は、マス目が印刷されており、カーボ ンなどを利用して、同文のものを３通作成できる。 　もちろん、ワープロなどで作成してもかまわない。用紙のサイズは、定めはないが、郵便局のスペースも必要なので、Ｂ４、Ａ４が普通だ。

• 字数・行数

  １枚の用紙に書ける文字数は、内容証明郵便は、１行２０字以内、１枚２６行以内で作成する。横書きの場合は、１行１３字以内、１枚４０行以内か、１行２６字以内、１枚 ２０行以内でも認められる。また、万一誤字や脱字で文章を訂正する場合は、加削を明確に行ったうえで、書面の欄外に何字訂正したかということを、たとえば「３字削除、２字加入」などというように明記し、訂正個所に訂正印を押印する。

• 使用できる文字・記号

  使用できる文字は、仮名、漢字、数字と括弧・句点その他一般に使用されてい る記号のみ。英字は、固有名詞に限り認められる。それ以外の記号を使用 すると、受付を拒絶されたりする。加除訂正は、その字数と箇所を欄外または 末尾の余白に記載して押印が必要。２枚以上になるときは、契印をする。

  • ひらがな
  • カタカナ
  • 漢字
  • 数字
  • 英字（固有名詞に使用する場合に限る）
  • カッコ、句点その他一般に記号として使用されているもの

• 差出人・受取人の表示

  文章中に日付ならびに差出人と受取人の特定に必要な次の事項を記載する。
  個人については、住所と氏名。
  法人については、主たる事務所の所在地、法人名、代表者名。
  これらの事項を記載する位置について特に制限はないが、横書きの場合には文書の初めに、縦書きの場合には文書の末尾に入れるのが通常である。

• 差出人の印

  内容証明に係る文書が差出人の意思に基づいて作成されたものであることを担保するために、差出人またはその代表者の氏名の下に印章を押す。印章に代えて署名でもよい。また、文書が２枚以上になった場合は、１枚目と２枚目の継ぎ目に差出人の押印が必要。

• 差出し方

  同じ文書を３部作成、１部が相手方へ、１部は自分の控えに、１部は郵便局の控え、これに差出人・受取人の住所・氏名を記入した封筒を添えて、封をしないで郵便局の窓口へ提出する。料金は、内容証明1枚につき４２０円、1枚増える毎に２５０円増、書留めにする必要があるので、書留め代として、４２０円必要。それに一般の郵便料金が必要で、２５gまで８０円、配達証明代として、３００円、合計最低でも１２２０円必要になる。
  内容証明郵便の一部を控えとして渡されるとともに、書類郵便物受領書が渡される。内容証明郵便を「配達証明」付きにすると、配達証明が後日、手元に届く。これで、相手方に内容証明郵便がいつ配達されたかが証明される。

書類郵便物受領証	配達証明書

• 郵便局の保管

  内容証明郵便の謄本は、郵便局で５年間保管されている。差出人は、差出郵便局で謄本の保存期間内に限って、受領証を示して謄本の閲覧請求ができる。このため、内容証明の書留郵便物受領証の保管が大切だ。謄本を紛失したり、何かの事情で証明文言のある謄本を再度もらいたいときは、再度の証明も請求できる。内容証明の謄本閲覧料は４２０円。

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